“Digitale jaarrekening eerste stap in digitalisering informatievoorziening binnen sectoren en ketens”

Richard HQVorige week vond een primeur plaats in de corporatiebranche. Voor het eerst werd een digitale jaarrekening met een digitaal getekende accountantsverklaring aangeleverd bij de Autoriteit woningcorporaties via SBR. Het Ministerie van BZK initieerde en begeleide deze pilot, waarin werd samengewerkt met woningcorporaties, accountants, de Autoriteit woningcorporaties en softwareleverancier SKARP. Een gesprek met Richard van der Zee van SKARP over standaarden en digitalisering van informatievoorziening.

Volgens SKARP is de eerste ingestuurde jaarrekening via SBR een belangrijke eerste stap van een veel grotere beweging: de digitalisering van de informatievoorziening binnen sectoren en ketens. “De buitenwereld vraagt om meer transparantie van woningcorporaties,” begint Richard. “Snelle en betrouwbare informatievoorziening is daarbij cruciaal. Het is daarom goed dat juist deze sector als eerste laat zien dat het mogelijk is om een traditioneel ‘papieren’ proces te digitaliseren.”

Kwartaal- en maandrekening

In 2017 is het digitaal aanleveren van een jaarrekening verplicht voor alle bedrijven. “Vanuit dat oogpunt is ervaring opdoen in 2016 al best laat,” reageert Richard. “Het insturen is een sluitstuk van een heel samenstellings- en controleproces dat daaraan voorafgaat. De cijfers komen uit digitale systemen, hier rechtstreeks gebruik van maken is efficiënt en voorkomt fouten. Achteraf uitleggen hoe uitkomsten tot stand zijn gekomen en ook een aantal interne en externe controles worden veel makkelijker met een digitale jaarrekening. De uitwisseling met de accountant verloopt efficiënter, wat uiteindelijk inspanning en geld scheelt, terwijl de kwaliteit van informatie omhoog gaat.”

Ook zouden corporaties door middel van een digitale jaarrekening een beter beeld kunnen krijgen van hun financiële situatie. “Een jaarrekening is door de mogelijkheden van de hedendaagse techniek een wat achterhaald concept. Het geeft een betrouwbaar beeld over een financiële situatie in het verleden. Door het jaarrekeningproces te digitaliseren, zet je de voorzichtige eerste stap om sneller, en zelfs gedurende het jaar, dit inzicht te krijgen waardoor je nog kunt bijsturen.  Het klassieke verschil tussen verantwoordings- en sturingsinformatie wordt steeds kleiner. Een kwartaalrekening of maandrekening zou wat ons betreft een betere naam zijn.”

Toekomst

Andere regels gloren aan de horizon, maar wat verandert er precies voor corporaties wat betreft hun jaarrekeningen? “Corporaties staan midden in de samenleving. Onze verwachting is dat corporaties steeds meer- en steeds vaker- moeten verantwoorden, aan steeds meer partijen” legt Richard uit. “Hierdoor zal de administratieve druk toenemen. Digitalisering is volgens ons dé logische oplossing, alleen moet je geen bureaucratie automatiseren maar gebruikmaken van moderne inzichten en mogelijkheden die het internet biedt. SKARP gelooft dat je de lastendruk kunt terugdringen én tegelijkertijd de kwaliteit van de informatievoorziening kunt verhogen door dit op sectorniveau op te pakken. De inzet van open standaarden zoals SBR en VERA als één gemeenschappelijke taal speelt hierin een belangrijke rol. Ook eenduidige definities binnen de sector en de inzet van een Referentie Grootboek Schema voor corporaties zijn hierbij cruciaal.

“Op deze manier worden binnenkort jaarrekeningen, de dVi en andere verantwoordingen met één druk op de knop gegenereerd. En dit is dichterbij dan de meeste corporaties denken, want qua techniek is dit nu al mogelijk. Het vraagt alleen om aanpassingen aan de inrichting van je administratieve processen en systemen. Corporaties moeten meer standaardiseren om flexibel te kunnen worden.”

Digitale handtekening

Richard verteld hoe de pilot is vormgegeven. “Op basis van de taxonomie – de technische vertaling van hetgeen wat in een jaarverslag moet worden opgenomen – zijn binnen het SKARP-platform automatisch invulschermen gegenereerd. Dit werkt exact hetzelfde als de wijze waarop de invulschermen voor je belastingaangifte worden aangemaakt. Door deze schermen in te vullen kun je als corporatie zelf de jaarrekening in SBR of XBRL genereren. Dit bestand wordt door de accountant vervolgens ingelezen en verwerkt, en zet hier zijn digitale handtekening onder. Met deze handtekening en accountantsverklaring levert de corporatie de jaarrekening aan bij de digipoort van de overheid. Deze controleert de benodigde certificaten en of de bestanden inhoudelijk voldoen aan de voorschriften van de Raad van de Jaarverslaglegging. Een voordeel voor  corporaties hierbij is dat de aangeleverde gegevens door CorpoData alvast in de overeenkomstige velden van de dVi worden ingevuld. Dat scheelt weer tijd bij het invullen van die jaarlijkse verantwoording.”

Eén druk op de knop

Het genereren van een jaarrekening met één druk op de knop is als je het aan SKARP vraagt dan ook het uiteindelijke doel.

“Na de evaluatie van de pilot is wat ons betreft de volgende stap om de jaarrekening niet handmatig in te vullen, maar de inhoud te genereren op basis van sectordefinities en deze rechtstreeks uit de administratie te halen. Na controle en eventuele aanpassingen in de bron kan de corporatie deze vervolgens snel doorzetten naar de accountant.”

Deelnemers

SKARP werkte in deze SBR-pilot samen met vier woningcorporaties: Wooncompagnie, Havensteder, De Woonschakel en Vestia. “Dit zijn corporaties van verschillende omvang die de nodige tijd in deze pilot hebben geïnvesteerd. Deze voortrekkersrol heeft ons, maar ook de deelnemers zelf nieuwe inzichten gegeven, en daar zijn wij natuurlijk erg blij mee. Het is al bijna 2017.”

“Niet alleen de corporaties, maar ook hun accountants – PWC (Wooncompagnie), Deloitte (Havensteder) en BDO (De Woonschakel en Vestia) – hebben veel werk verzet. Gebonden aan strenge regelgeving moesten zij intern de nodige procedures aanpassen en nieuwe gereedschappen selecteren om de digitale jaarrekeningen te kunnen verwerken. Het project is door namens BZK door Logius prima geleid” vult Richard aan.

Nederlandse overheid en SBR

Volgens SKARP kunnen corporaties zich de komende jaren optrekken aan de kennis van de Nederlandse overheid. Richard: “Die is namelijk erg ver op het gebied van digitalisering, ook in vergelijking met het buitenland. De infrastructuur achter de digipoort is geavanceerd en ingericht om nog meer sectoren op SBR over te zetten. Ik acht de kans groot dat straks ook de dVi en dPi in SBR kunnen worden aangeleverd, een extra reden voor SKARP om in deze technologie te investeren.”

“SBR is duidelijk niet meer alleen het domein voor financiële systemen en hun leveranciers: SBR gaat veel breder. Het is een positieve ontwikkeling voor corporaties, die hierin wel ontzorgd moeten worden. Het digitaliseren van processen om tot verantwoording- en sturingsinformatie te komen kan door de inzet van dit soort standaarden nog beter, makkelijker en goedkoper. En dat is precies waar SKARP voor staat.”

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 19 juli 2016