SKARP kijkt vooruit! Sturen en verantwoorden op basis van actuele gegevens (Corporatie Magazine)


Het belang van goede stuur- en verantwoordingsinformatie is de afgelopen jaren gegroeid in de corporatiesector. Toch wordt vaak nog gerapporteerd op basis van gegevens uit het verleden. Hoe richt je het gebruik van stuur- en verantwoordingsinformatie op een goede manier in? En hoe maak je daarbij altijd gebruik van actuele data? CorporatieGids.nl ging hierover in gesprek met Richard van der Zee van SKARP.

Bron: Johan van den Beld | CorporatieMedia – 13 december 2018

“Probeer eens door een drukke stad te rijden terwijl je alleen in je achteruitkijkspiegel mag kijken om te zien waar je naartoe gaat,” schetst Richard de wijze waarop veel corporaties hun organisatie sturen. “Corporaties willen steeds meer zinvolle dingen doen met de gegevens die ze tot hun beschikking hebben. Tegelijkertijd vinden ze het normaal om weken op het verschijnen van de maand- en kwartaalrapportages te wachten. Of om beslissingen te baseren op een jaarrekening die pas drie maanden na het verstrijken van het jaar verschijnt. Als organisaties hun informatievoorziening hebben ingericht op actueel inzicht, dan kunnen ze niet alleen veel scherper sturen, maar ontstaat er ruimte om daadwerkelijk met die informatie aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld om processen efficiënter in te richten of om ontwikkelingen en trends beter te voorspellen.”

Verzameling bouwblokjes
Om actueel inzicht te hebben in de informatievoorziening, levert SKARP een datawarehouse. Met dit platform kunnen corporaties sturingsinformatie verzamelen en verantwoording afleggen. Eerder dit jaar bracht SKARP het nieuws dat de drieduizendste indicator aan het platform was toegevoegd. Richard: “Deze indicatoren zijn gebaseerd op de VERA-methodiek: het is een verzameling kengetallen en bedrijfsregels. SKARP heeft nu meer dan drieduizend van deze bouwblokjes in het datawarehouse beschikbaar. Deze blokjes kun je als LEGO-steentjes op elkaar klikken om rapportages, dashboards of bestanden te creëren. Zo bieden we het minimaal sturingsmodel voor woningcorporaties, een soort ‘instapmodel’ voor sturing. Ook genereren we de dVi die bestaat uit honderden indicatoren. Eigen indicatoren, minimaal sturingsmodel, dVi; alles gebruikt dezelfde bouwblokjes. Zo gaan het automatiseren van sturing en verantwoording hand in hand.” Hoewel iedere corporatie vrij is om haar eigen definities te hanteren, ligt volgens Richard de kracht in de verzameling bouwblokjes op basis van sectordefinities. “Zo beschikken corporaties over een volledige set definities voor bijvoorbeeld de dVi en de Jaarrekening. Die kunnen automatisch voor hen uitgerekend worden. Wanneer een corporatie toch een extra, eigen definitie wil toevoegen, kan er gemakkelijk een bouwsteen aan worden geklikt.”

Geld besparen
Verantwoording wordt door corporaties nog veelal als een administratieve last gezien. “Deze last terugdringen en tegelijkertijd de kwaliteit van de informatievoorziening verhogen is onze missie,” vertelt Richard. “Er wordt door toezichthouders erg veel detailinformatie gevraagd en de nadelen zijn genoegzaam bekend. Maar in de afgelopen periode zijn deze informatievragen volledig uitgewerkt in VERA-definities en voor iedereen beschikbaar zijn via ons eigen portal en via definities.sbr-wonen.nl. Langdurige interne discussies over de definitie van een indicator waarop de corporatie wil sturen komen hierdoor steeds minder voor. Waarom niet sturen op indicatoren waarop je ook wordt afgerekend? Als corporaties het nu slim aanpakken gaat dit in hun voordeel werken, zoals bij benchmarken en het standaardiseren van de inrichting van systemen op basis van VERA en het Referentie GrootboekSchema (RGS).”

Voor je laten werken
“Daarbij kunnen corporaties ook geld besparen met het beter inrichten van de informatievoorziening,” gaat Richard verder. “Ga maar eens meten hoeveel inspanning er wordt verricht om de data voor stuur- en verantwoordingsinformatie op te bouwen. Tel daarbij op het maken van de jaarrekening en de groeiende kosten van het verantwoorden aan gemeenten en andere lokale spelers. Vergelijk dat met de mogelijkheden die ontstaan als je informatie zodanig op orde hebt dat je het voor je kunt laten werken in plaats van tegen je. Dit levert enorm veel op. Gewoon de juiste dienstverlening op de juiste tijd aan de juiste doelgroep aanbieden, op basis van actuele, betrouwbare gegevens uit je eigen processen en uit de sector. Beschikbaar op het moment dat je dat nodig hebt in de vorm zoals je het wilt. Dat is meer dan alleen besparing, dat is pure winst.”

Expertsysteem of ERP
De veronderstelling dat sturing en verantwoording via het ERP-systeem kan plaatsvinden berust volgens Richard op een misverstand. “Zoals verteld stuur en verantwoord je op basis van indicatoren, dus samengestelde informatie waarbij je gegevens uit één of meerdere bronnen nodig hebt. Veel van deze basisgegevens bevinden zich in het ERP-systeem, maar lang niet alle. Denk bijvoorbeeld aan prognosegegevens die nodig zijn voor de dPi. Maar ook belangrijke gegevens voor inzicht in ziekteverzuim of de kwaliteit van de dienstverlening aan huurders bevinden zich meestal in expertsystemen en niet in het ERP.”

Datawarehouse as a Service
Het SKARP-datawarehouse wordt als SaaS-oplossing geleverd. Op de vraag wat daar het voordeel van is, vertelt Richard: “Wij maken zo gebruik van de snelle ontwikkelingen op het gebied van cloud computing. Cloudomgevingen zijn ongelofelijk schaalbaar, dus op pieken van dataverwerking schalen we resources bij en op rustige momenten kunnen we weer terug. Dit scheelt enorm grote machines die een groot deel van hun tijd niets staan te doen; betalen naar gebruik is veel kostenefficiënter. Verder is het werken in een professioneel gehoste omgeving veel veiliger dan een on-premise omgeving.”

Sector Intelligence Platform
“Ook betekent dit dat verantwoording makkelijker te automatiseren is. Het datawarehouse is een sector intelligence platform. Dit concept gaat uit van het centraal beschikbaar hebben van alle definities van indicatoren die in de sector gebruikt worden. Hierdoor is het delen van deze definities heel eenvoudig. Omdat de informatie vragende partij en de leverende partij beide toegang hebben tot hetzelfde platform, is vraag en antwoord veel beter op elkaar af te stemmen dan dat iedere corporatie dit in haar eigen omgeving moet oplossen. Ook kunnen corporaties onderling indicatoren met elkaar delen en gebruikmaken van elkaar kennis.”