Overgang naar iets nieuws is altijd wennen. Dat geldt ook voor nieuwe managementrapportages. In projecten voor managementinformatie zie je dat organisaties maar al te vaak blijven hangen in de acceptatiefase – in een vergeefse zoektocht naar perfecte en eeuwigdurende aansluiting.

Zonder aansluiting is een rapport niet betrouwbaar. Er moet een duidelijke en zo transparant mogelijke relatie zijn tussen de cijfers in het rapport en de gegevens in de bronsystemen.
Tegelijkertijd blijkt de perfecte aansluiting een illusie. Waarom?

Periodes zijn niet vergelijkbaar
In een datawarehouse bevat gegevens uit een of meer bronsystemen. Het datawarehouse wordt gevuld door een foto van die bron te nemen op een bepaald moment. Na het nemen van die foto blijven in het bronsysteem wijzigingen optreden die pas bij de volgende foto in het datawarehouse terecht komen.
Wanneer je gegevens uit de bron vergelijkt met het rapport uit het datawarehouse, zie je bijna altijd verschillen.

Er is geen aansluiting met de oude rapporten
Nieuwe rapporten vervangen vaak de oude. In nieuwe rapporten worden vaak nieuwe definities gebruikt (gebaseerd op nieuwe inzichten). En ook blijkt dat de bestaande rapporten regelmatig foute filters of berekeningen bevatten. Geen wonder dat dat niet aansluit!.

Er is geen aansluiting met extracomptabele rapportages
De nachtmerrie voor iedere rapportbouwer is een klant die aankomt met een eigen Excel om aan te tonen dat de nieuwe rapporten niet kloppen: “Het rapport sluit niet aan op mijn bron!”  Die bronnen zijn vaak niet te controleren. Hoe kom je er dan achter waar het verschil ontstaat?

Denk na over de aansluiting
Natuurlijk kun je de aansluitingsvraag niet negeren. Je moet minimaal één keer aantonen dat het verschil tussen oude en nieuwe rapporten wordt veroorzaakt doordat in de nieuwe rapporten betere definities worden gebruikt. En je moet minimaal twee, maar liever drie keer aantonen dat het verschil tussen de brongegevens en het rapport wordt veroorzaakt door bijvoorbeeld terugwerkendekrachtmutaties.

Wanneer op die manier de verschillen overtuigend zijn verklaard, moet je vooral de rapporten gaan gebruiken. Accepteer dat er (binnen marges) verschillen bestaan. Voor de sturing van de organisatie zijn die verschillen vaak niet significant.

 

Posted by Frits van Dijk on donderdag, 23 januari 2014 in Corposcoop.nl